Etäosallistuminen

Etäosallistumisen mahdollistaminen LAMKin toimissa

eWorking erikoistumisopinnot 2010

Erja Kokko

Opiskelijahallinnon toimet

Ari Vesikko

Kokoukset, palaverit ja seminaarit

 

---

Sisältö

1. Etäosallistumisen mahdollistaminen LAMKin toimissa
1. Johdanto
2. Opiskelijahallinto
3. 1 Nykytila-analyysi
1. 1.1 Taustaa
2. 1.2 Järjestelmistä
3. 1.3 Nykytilan kyselykartoitus
4. 2 Tavoitteet
1. 2.1 Haasteet
2. 2.2 Mitä palveluita ja miksi?
1. Hyödyt:
3. 2.3 Teknisyys
1. Järjestelmät
4. 2.4 Tietoturva ja –suoja
5. 2.5 Järjestelmien tietosuoja –turva
5. 3 Muutosprosessi
1. 3.1 Tahtotila
2. 3.2 Hallinnollisuus
3. 3.3 Käyttöönotto
4. 4 Johtopäätökset ja jatkotoimet
1. Palaverit, kokoukset (ARI)
1. Nykytila-analyysi
1. Järjestelmän kuvaus
2. Ohjelmistoperheen arkkitehtuuri
1. Training
2. Meeting
3. Events
4. Adobe Connect Webcast
5. Adobe Presenter
3. Adobe Connect toimintamallit:
4. Käyttäjähallinta
5. Muut ominaisuudet
2. Tavoitteet
1. Haasteet
2. Teknisyys
1. Infrastruktuuri
2. Taidot
3. Tietoturva ja -suoja
3. Muutosprosessi
1. Tahtotila
2. Hallinnollisuus
3. Käyttöönotto
4. Aikataulu
4. Johtopäätökset ja jatkotoimet opiskelijahallinto, palaverit ja kokoukset
1. Opiskelijahallinto
2. Palaverit, kokoukset ja seminaarit

---

Johdanto

Työyhteisöissä toimijat ja työryhmät voivat olla maantieteellisesti etäällä toisistaan, jolloin korostuu sosiaalisen median kanssakäyminen eri yhteyksissä kuten opiskelun, ohjauksen, opiskelijahallinnon, kokousten että palaverien osalta haasteelliseksi. Erilaiset sosiaalisen median välineet mahdollistavat yhteyden pidon maantieteellisten välimatkojen päähän ajasta ja paikasta riippumatta.

Seuraavassa esiteltynä joitakin työkaluja, joiden käyttöä suunnittelemalla voitaneen etäosallistumista helpottaa. 

 

 

Verkkokokousjärjestelmien käyttötapoja ovat erilaiset verkkoseminaarit, opetustilanteet ja kokoukset, ryhmätyöskentelyt ja henkilökohtainen ohjaus. Verkkokokousjärjestelmien käyttötapoja voivat olla pari- ja pienryhmätyöskentely, jossa kaksi tai kolme henkilöä käy keskusteluja heidän ollessa fyysisesti eri paikoissa. Kokous- ja neuvottelu –ja palaveritilanteissa on mukana useita henkilöitä ja jaettavana on usein erilaisia dokumentteja ja esitysmateriaaleja puheenvuorojen lisäksi. Opetustilanteessa puolestaan voi olla jopa 20 osallistujaa, esimerkiksi luentotilanne, jossa osallistujat seuraavat luentoa luentosalissa tai verkkokokousjärjestelmän välityksellä. Isot tilaisuudet kuten seminaarit, konferenssit, joissa voi olla lähes sata osallistujaa, antavat kuvan, äänen ja tekstin hyödynnettävyydelle omat haasteensa.

Pikaviestin mahdollistaa reaaliaikaisen viestinnän verkossa. Käytännössä tämä mahdollistaa viestinnän kahden tai useamman ihmisen välillä sanallisesti, kuvallisesti ja/tai äänellisesti. Useimmiten pikaviestin on erillinen tietokoneohjelma, mutta selaimessakin toimivia ohjelmia on olemassa. Etäosallistumisessa ollaan vuorovaikutuksessa osallistujien kesken ja tällöin reaaliaikaiseen keskusteluun täytyy olla mahdollisuus. Pikaviestin tarjoaa tehokkaan keinoin toteuttaa tämän tyyppinen viestintä.

 

Wiki on verkkosivusto, jonka sisältöä käyttäjät voivat itse muokata, usein ilman sivustolle kirjautumista. Vuorovaikutteisuus ja muutosten tekemisen yksinkertaisuus tekevät wikistä tehokkaan yhteisöllisen kirjoittamisen työkalun. Termillä wiki voidaan myös viitata yhteistyöohjelmistoihin, jotka helpottavat wiki-verkkosivustojen käyttöä. LAMK:lla on käytössään Confluence-wiki, tiettyjen asioiden valmistelu wikissä helpottaa etäosallistujan osallistumista. Siirtyminen sähköposteista (liitteistä) wikiin muuttaa myös kaikkien osallisten prosessia, ei vain etäosallistujien.

 

Google Docs on työkalu, jossa voidaan wikin tavoin yhdessä työstää dokumentteja. Työkalussa voidaan helpommin dokumenttikohtaisesti hallita sen näkyvyyttä. Google Docsin lisäksi joissakin tapauksissa voidaan käyttää Google Wave työkalua esimerkiksi yhdenaikaiseen ideointiin.

VPN on tapa, jolla yksittäinen tietokone (etäasiakas) voidaan liittää yrityksen verkkoon ja voidaan näennäisesti toimia, kuin oltaisiin yrityksen verkossa. Teknisesti VPN-etäyhteys muodostuu, kun etäasiakas ottaa yhteyden yksityiseen verkkoon. Tällöin VPN-palvelin voi tarjota mahdollisuuden päästä VPN-palvelimelle tai jopa koko verkkoon. Molemmiin puolisiin yhteyteen liittyy todentaminen, jolla varmistetaan yhteyden luotettavuus.

 

Blogi on verkkosivu, johon yksi tai useampi henkilö voi kirjoittaa. Ideana on, että julkaistuja kirjoituksia voidaan kommentoida anonyymisti tai kirjautuneena käyttäjänä. Yleensä blogeissa tuorein kirjoitus jää "päällimmäisimmäksi" ja aiemmat kirjoitukset jäävät "taka-alalle". Tietyn ajan kuluessa kirjoitukset voivat myös arkistoitua. Blogit mahdollistavat rajattoman ja vapaan kirjoittamisen. Blogien avulla voidaan kätevästi jakaa valmiita dokumentteja (esimerkiksi pöytäkirjoja, muistioita) etäosallistumista varten. Tällöin on mahdollista kommentointi dokumentteja etu- tai jälkikäteen.

 

Tavoitteemme on, että LAMK tekisin päätöksen etäosallistumisen mahdollistamiseksi. 

 

Opiskelijahallinto 

1 Nykytila-analyysi

1.1 Taustaa

 

 

Lahden ammattikorkeakoulun opiskelumuotoja ovat: Tutkintoon johtava koulutus; amk-tutkinnot ja ylempi-AMK –tutkinnot, erikoistusmisopinnot, avoin AMK –opinnot sekä täydennyskoulutus.

Tutkinto-opiskelijat ovat päiväopiskelijoita ja ilta- ja monimuoto-opiskelijoita.

 

Vuonna 2009 oli tutkintoon johtavassa nuorten koulutuksessa 3 716 opiskelijaa, tutkintoon johtava aikuiskoulutus ja Ylempi-Amk –tutkinto-opiskelijaa 1 075, erikoistumisopiskelijoita 142. (http://www.lamk.fi/material/lamk_faktakortti.pdf)

 

Koulutusaloina Lahden ammattikorkeakoulussa ovat:

Hyvinvointitoimiala, jonka vastuualueena ovat Sosiaali- ja terveysala, matkailun ala, musiikin ala sekä Yritys- ja kulttuuritoimiala, jonka vastuualueena ovat Muotoilu- ja taideinstituutti, liiketalouden ala, tekniikan ala.

 

Koulutusalojen opintotoimistoissa ja opiskelijakeskuksessa hoidetaan opiskelijapalveluita, joissa asiakkaina ovat sekä päivä- että ilta-ja monimuoto-opiskelijat. Opiskelijat asioivat alojen opintotoimistoissa jokapäiväisissä opiskeluun ja ohjaukseen liittyvissä käytännön asioissa, kuten opintoasiakirjojen, suoritusmerkintöjen, opintojaksosuorituksiin- ja ilmoittautumisiin liittyvissä asioissa. Varsinainen opintojen ohjaus painottuu koulutussuunnittelijoiden työtehtäviin. Koulutussuunnittelijat työskentelevät pääsääntöisesti koulutusalojenopintotoimistojen yhteydessä tai välittömässä läheisyydessä ja antavat opiskelijalle opintojen ohjaukseen ja suunnitteluun liittyvää ohjausta ja neuvontaa.

 

Tällä hetkellä ohjaustilanne ja asiakaspalvelu on opiskelijan kanssa käytävä neuvonta- ja ohjaustapahtuma, joko fyysisesti opiskelija asioi opintotoimistossa tai opinto-ohjaajan luona, sähköpostilla tai erilaisia tietojärjestelmiä ja oppimisalustoja käyttäen.

 

  

1.2 Järjestelmistä

 

Oppimisen tukena Lahden ammattikorkeakoulun opiskelijat sekä henkilökunta käyttävät erilaisia oppimismenetelmiä ja –alustoja.

 

Tällä hetkellä Lahden ammattikorkeakoulussa oppimista tukevia järjestelmiä käytössä:

(Lähde: Phkk henkilöstöintra https://kori.phkk.fi/lamk/opetus/Opetusteknologiapalv/Sivut/aloitussivu.aspx)

• Moodle (Reppu) oppimisympäristö, jossa opettaja ja opiskelijahallinto tuottavat informaatiota, opintojakso- ja luentomateriaaleja, tehtävän antoja ja keskustelualuita opiskelijan käyttöön. Opiskelijalla puolestaan on mahdollisuus tehdä etätehtäviä ja palauttaa niitä, kommentoida ja käydä kirjallisesti keskustelua Moodlessa. Järjestelmä on vuorovaikutteinen keskustelualue. 
• Liiketalouden alalla käytössä Mobiililipalvelu Reppu järjestelmän kautta, jossa kyseiselle opintojaksolle kirjautuneille opiskelijoille voidaan lähettää ryhmäsähköpostin välityksellä matkapuhelimeen tieto esimerkiksi opettajan oppitunnin peruuttamisesta.

• Salkku  projektien työskentely-ympäristö
• wikiLAMK (Wiki.lamk.fi) ja blogipalvelu (blogit.lamk.fi)
• OPeReppu (opettajille) on yhteinen foorumi, johon kiinnostuneet voivat hyödyntää Moodlea/Reppua opetuksessaan ja muussa työssään. Sivustolle kootaan erilaisia verkko-opetukseen liittyviä asioita ja aineistoja.

 

• WinhaPro (WinhaWille) –oppilashallintojärjestelmä. Opiskelijalla on mahdollisuus tehdä järjestelmässä ilmoittautuminen tenttiin ja opintojaksolle, osoitetietomuutokset. Opiskelija voi seurata opintojensa edistymistä, kuten opintojaksojen arviointi-ja opintojen korvaavuus merkintöjä. Lisäksi opiskelija voi itse tulostaa omia opintosuoritustietoja.

• Opiskelijahallinto ja opettajat käyttävät WinhaPro –oppilashallintojärjestelmää opiskelijan opintojakso –ja tenttiarviointeihin, tulostaa opiskelijan opintosuoritusotteita, opiskelutodistuksia sekä valmistelee ja tulostaa tutkintotodistukset ja raportit. WinhaPro -järjestelemässä näkyvät kaikki opiskelijan läsnä- poissaolo ja opintosuoritushistoriat.

 

• Opiskelijoilla on käytössä Webmail -käyttöliittymä ja henkilökunnalla GroupWice –sähköposti.
  

Satunnaisesti joillakin koulutusaloilla käytetään Adobe Connect Prota, Youtubea, Twitteriä sekä SecondLifea. Kirjautuminen järjestelmiin tapahtuu käyttäjän omilla AD-tunnuksilla.

 

 

 

1.3 Nykytilan kyselykartoitus

 

 

Koulutusalojen opintosihteereille ja koulutussuunnittelijoille tehty kyselykartoitus

Lahden ammattikorkeakoulun koulutusalojen opintosihteereiltä ja koulutussuunnittelijoilta kartoitettiin sosiaalisen median nykykäytänteitä oppilashallinnon ja –ohjauksen näkökulmasta. Pienimuotoinen kyselykartoitus tehtiin sähköpostikyselynä kesäkuussa 2010.

Kysymykset (tummalla tekstillä)

1. Mitä mahdollisia nykyisiä palveluita voitaisiin opintotoimistoista (opiskelijahallinnossa) antaa etänä sosiaalisen median välineiden kautta/välityksellä?

Vastaukset:
Etäpalveluina voitasiin antaa erilaisia viranomaisten vaatimia virallisisia asiakirjoja kuten, opintosuorituksiin liittyvät otteet, opiskelijatodistukset. Tällä hetkellä on skannausmahdollisuus ja se voidaan laittaa sähköpostin liitteenä esim. pdf-tiedostona opiskelijalle tai viranomaisille.

Aikuisopiskelijoiden opintojen ohjaus ja neuvontapalveluita toivottiin sähköisen median kautta saatavaksi.

Työharjoittelussa olevien opiskelijoiden neuvonta/ohjaus ja yhteydenpitoa pidetään tärkeänä. Jos palvelu olisi mahdollista saada sosiaalisen median kautta, säästyy aikaa ja matkakuluja.

Mobiilipalveluiden, kuten matkapuhelimen kautta annettava tieto, esimerkiksi opettajan tuntien peruuttaminen pidetään tärkeänä kiireellisten asioiden viestittämiseen.

Mielipiteenä tuli esille yhdessä vastauksessa, että sähköposti riittää opinto-ohjauksen ajanvaraukseen opiskelijan ja ohjaajan kesken ja asiakirjan esim. opintosuoritusotteen lähettäminen sähköpostin liitetiedostona on riittävä ohjauksen pohjaksi. 

 

2. Mitä tietoturvaan ja –suojaan liittyviä asioita tulee huomioida etänä saatavien palvelujen osalta?

Vastaukset:

Tärkeänä pidettiin, että ulkopuolisten pääsyn estäminen opiskelijoiden/ohjaajien henkilökohtaisiin tietoihin ja keskustelutilanteisiin. Verkko-ohjauksessa opiskelijan henkilöllisyyden toteaminen ja varmennus sekä tiedonsiirron salaus ovat tärkeitä tekijöitä ottaa huomioon uusia työmenetelmiä suunniteltaessa.

 

Järjestelmien yhteensopivuus ja siitä tulevat tietoturva- ja suoja-asiat tulee ottaa huomioon.

 

Ohjelmistojen perehdytystä pidetään tärkeänä uusien sosiaalisen mediajärjestelmien tullessa käyttöön. Toivotaan selkeitä ohjeistuksia ja käyttösääntöjä sosiaalisen median pelisäännöistä ja ohjeistuksia tietoturva- ja tietosuojakäytänteistä.

   

 

3. Onko työssäni käytössä nyt jo jotain sosiaalisen median työkaluja (esim. Adobe Connect Pro, Skype)?

 

Vastaukset:

Joillakin koulutusaloilla on käytössä Adobe Connect Pro verkko-opiskelijoiden esitelmien nauhoituksissa ja yhteydenotoissa. Moodlen Reppu –järjestelmä ja sen työkalut, kuten Wiki ja foorumit. Osalla koulutusaloja on käytössä Lamkin oma wiki-sivusto, jota on käytetty opetussuunnitelmien (OPSien) luomiseen sekä Google Docs työkalut, joissa useampi henkilö voi muokata verkossa esimerkiksi tekstitiedostoja. SlideShare ja Viddler ovat myös pienimuotoisesti käytössä osalla koulutusaloja tiedostojen ja videoiden jakopalveluna.

 

Opintosihteereillä ja koulutussuunnittelijoilla on työpisteessään mikrofoni, kuulokkeet ja/tai kamera käytössä, jotka mahdollistavat sosiaalisen median käytön.

 

Koulutusaloja, joilla ei ole käytössä sosiaalisen median järjestelmiä, toiveena esitettiin etenkin aikuisopiskelijoille opiskelijan ohjaukseen mahdollistavaa palvelua, kuten Adobe Connect Pron tai Skypeä.

 

Koulutusaloilla käytetään myös perinteistä sähköpostia opiskelijoiden kanssa kommunikointiin, kuten esimerkiksi kopiokoneella skannaamalla opintosuoritusotteita ja sen pohjalta opiskelija ja ohjaaja käyvät keskusteluja. Tämä toiminto on toimiva niissä ohjaustilanteissa, joissa ohjausta vaativat kysymykset ovat vähäisiä.

 

Viranomaistoiminnoissa, opiskelijan pyytäessä opintosuoritusotteita tai opiskelutodistuksia käytetään asiakirjojen skannausta opiskelijan tai viranomaisen sähköpostiin, joka on toimiva ratkaisu nopeata reagointia vaativissa toiminnoissa.  

 

Vastauksissa tuotiin esille, että opiskelijapalveluihin tulisi ottaa sosiaalisen median palveluita käyttöön, jos koulutusalojen tietojärjestelmät mahdollistavat niiden käytön.

 

Myös opiskelijoilla on mahdollisuudet etäyhteyksien käyttöön yhä enenevässä määrin kotoa tai koululta. Mainittakoon, että Lahden ammattikorkeakoulu antaa mm. liiketalouden koulutusalalla muutamalle uudelle opiskelijaryhmälle minikannettavat käyttöön opintojen alkaessa jatkuen koko opiskelijan opintojen ajaksi tutkinnon suorittamiseen saakka. 

 

Kyselyssä tuli esille, että osa koulutussihteereistä ja opintosihteereistä on tutustunut sosiaalisen median järjestelmiin omassa vapaa-ajan käytössä tai henkilökohtaisissa opiskeluissaan.

 

Huomioitavaa, että tässä kyselyssä ei kysytty eikä tullut esille koulutusalojen etäosallistumisen valmiutta ja toimivuutta luokka- ja kokoustiloissa, koneista, laitteista ja välineistä (ohjauspöydät, kamerat, mikit, pistokkeet, langattomat välineet ja -yhteydet jne). Tilojen toimintavalmius onkin oleellinen tekijä verkko-opetuksen ja etäosallistumisen suunnittelemista ja toteutumista joka tulee erikseen kartoittaa.

 

 

 

2 Tavoitteet

2.1 Haasteet

 

Jokapäiväisissä opiskelijan tarvitsemissa pienryhmä- ja parityöskentelyssä ja opiskelijapalveluissa korostuu erilaisten sosiaalisten medioiden merkitys palveluiden saatavuuteen ajasta ja paikasta riippumatta. Ohjauksen tarkoitus on auttaa ja tukea opiskelijoita opiskelun käytänteissä ja myös oppimisen tavoitteiden saavuttamisessa. Ohjaus verkossa tulee myös olla vuorovaikutteista ja avointa, jotta ohjattava että ohjaaja voiva kokea sosiaalisen median välineen luotettavaksi, vaikka fyysisesti osallistujat toimivat erillään toisistaan.

 

Sosiaalisen median palveluita käytettäessä on tärkeää tuntea sosiaalisen median periaatteet, toimintaohjeet/pelisäännöt "someketti"  sekä käyttöohjeet teknisiin toimintaympäristöihin ja ohjeistukset siitä, mihin ohjattava ja ohjaaja sitoutuvat. Hyvät tavat, työajan käyttö, kommentoinnit, roolit ja mielipiteiden esittäminen työntekijänä tai/vai henkilökohtaisena käyttäjänä kuuluvat niin sosiaalisen median kun minkä tahansa muun asiakaspalvelun ja ohjauksen toimintatapoihin. 

 

 

2.2 Mitä palveluita ja miksi?

Tavoitteena on toteuttaa Lahden ammattikorkeakoulussa opiskelijan ohjaukseen ja opiskelijahallinnon palveluihin tekniikan mahdollistava käytäntö, jossa sosiaalisin median keinoin voidaan opiskelijan ja ohjaajan kesken käydä ajasta ja paikasta riippumatta mm.

 

• HOPS- keskustelut
• valmistuvien opiskelijoiden opinnäytetyöstä käytävät keskustelut ja palautteet
• opintojen opintosuoritusten seuranta ja eteneminen
• työharjoittelussa tai opintojen loppuvaiheessa olevien opiskelijoiden ohjaus ja asiointimahdollisuus. 

 

Erityisesti tarve korostuu ilta- ja -monimuoto-opiskelijoille (aikuisopiskelijat) tarjottavina sosiaalisen medianpalveluina, jolloin palvelujen saatavuus päiväsaikaan ei esimerkiksi opiskelijan työssäkäynnin vuoksi ole mahdollista. 

 

 

Hyödyt:

• Uusien sosiaalisen palvelujen mahdollistuminen tuo palveluiden saatavuuden opiskelijalle, ohjaajalle tai sidosryhmälle helpommaksi ja vaivattomaksi reaaliaikaisesti
• erilaisten opiskelijaryhmien palveleminen (ulkomaiset opiskelijat)
• uusien oppimisteknologisten mahdollisuuksien käyttäminen edistää opintojen suorittamista ajallaan, koska opintojen seuranta mahdollistuu some-palvelujen kautta joustavammaksi paikasta ja ajasta riippumatta
• opiskelijat tottuneet käyttämään opintoja tukevia palveluita, jolloin asenteet uusien menetelmien käyttöön ei useinkaan ole kynnyskysymys
• henkilöstö koulutetaan uusien some-palvelujen käyttöön ja sitä kautta saadaan uusista järjestelmistä ja menetelmistä paras mahdollinen hyöty irti
• ajankäytön säästöt esimerkiksi ei matkustusta ohjaus- tai palvelupaikalle
• erilaisten verkkomateriaalien hyödyntäminen
• verkkoympäristössä ohjauksessa tai opetuksessa opetus- tai ohjausmateriaalit voidaan tuottaa selkeiksi, helposti luettaviksi ja tuoda ydinasiat esille esimerkiksi grafiikan keinoin
• Kestävän kehityksen näkökulma: Voidaan puhua myös laajasta kestävän kehityksen merkityksestä opiskelijamäärien ollessa suuria yksittäisen koulutusalan tai koko LAMKin osalta. Erilaisista kustannuksista ja ympäristöhaitoista kuten, matkakustannuksista, oman auton tai julkisen liikenteen käytöstä, ajankäytöstä sekä muista ekologisista vaikutuksista, joita voidaan sosiaalisen median tuoman toimintatavan edesauttavan ympäristöystävälliseen toimintaan, huomioimiseen ja mahdollistamiseen. Huomattavat kerrannaisvaikutukset ja säästöt niin rahallisesti kuin kestävän kehityksen näkökulmasta saadaan, jos/kun etäosallistumisratkaisu toteutuu. 
   

2.3 Teknisyys

Järjestelmät

Vaihtoehtoina esitetään, että otetaan LAMKin ohjaus- ja opiskelijahallinnon välineiksi Skype ja/tai Adobe ConnectPro (ACP).  

 

 

Skype

 

Skype on internetin puhelu- ja pikavietintäohjelma, jolla voi puhua normaaleja äänipuheluita ja keskustella tietokoneen näppäimistön kautta eli chattailla.

 

Skype vaatii:

• Käyttäjille laajakaistayhteyden
• Skype-ohjelma ja skype-tili, käyttäjän tulee olla rekisteröitynyt
• mikrofonin, kuulokkeet (kannettavissa tietokoneissa on valmiina mikrofoni
• videokeskusteluun tarvitaan nettikamera (web-kamera).

 

Skype-ohjelman voi käyttäjä ladata ilmaiseksi tietokoneelleen www.skype.fi –sivustolta. Ohjelmiston lataukseen saa selkeät ohjeistukset kyseiseltä sivustolta.

 

Ohjelmisto soveltuu hyvin pienimuotoiseen lähinnä kahdenkeskiseen viestintään esimerkiksi HOPS-keskusteluun, ohjaustilanteeseen tai kehityskeskusteluun.

 

Toiminnoista:

 

• Ohjelmassa ei ole erillisiä ohjaajan tai ohjattavan rooleja, kaikki osallistujat ovat tasavertaisessa asemassa
• käyttäjän tulee olla rekisteröitynyt (Skype-tili)
• keskustelijoilla molemmilla (ohjaajalla ja ohjattavalla) tulee olla Skype, jotta voidaan chattailla ja keskustella
• Skypellä voi soittaa myös ulko- ja kotimaisiin matka- ja lankapuhelimiin.
• voi soittaa käyttäjälle kaikkialle maailmassa
• Skype-ohjelmassa ei ole omia työkaluja kuva- tai äänimateriaalien jakamiseen, vaan tiedostot voidaan lähettää esim. Word tai Pdf-tiedostoina
• videopuhelun mahdollisuus (Skype 2.0 versio)
• liitteiden jakaminen saattaa olla hidasta
• tietoliikenne kulkee salattuna
• ohje Skypen käyttöön http://student.hamk.fi/~vikokkoer/SKYPE_OHJE.pdf
• helppokäyttöinen.

 

 

Adobe Connect Pro (ACP)

 

Adobe Connect Pro on tarkoitettu lähinnä verkkokokouksiin ja neuvotteluihin käytettävä järjestelmä. Soveltuu myös opetukseen ja erilaisiin ohjaustilanteisiin. ACP on integroitu järjestelmä, jossa voidaan hyödyntää olemassa olevia oppimisalustoja esim. Moodlea.

 

ACP vaatii:

• Internet –yhteyden ja –selaimen sekä selaimen Flash-laajennuksen
• ääni- ja videotoimintojen vaatimat mikrofoni
• toistaiseksi englanninkielinen versio
• järjestelmä voidaan asentaa käyttäjän palvelimelle (omistuslisenssi)
• osanottajamäärällä ei ylärajaa
• kirjautuminen AD-tunnuksilla (opettaja/ohjaaja sekä opiskelija).

 

 

Toiminnoista:

 

• Osallistujat keskustelevat video- ja ääniyhteyksien avulla
• esityksiä voidaan esittää PowerPointeina ja viestittäminen tapahtuu Chatin avulla
• Whiteboard -toiminto ”liitutaulua” kirjoittamiseen ja piirtämiseen
• yhtenä hyvänä ominaisuutena voidaan pitää ”kyselytoimintoa” erilaisten pienimuotoisten Gallup –tyyppisten mielipiteiden kyselyyn vaikkapa oppitunnin aikana
• ACPssä voidaan näyttää ja kuunnella kuvia, mp3 –tiedostoja sekä siinä on mahdollisuus näkymän jakamiseen
• verkko-opetus tai ohjauskeskustelu voidaan myös tallentaa
• käyttöohjeistus ennen ACP -verkkokokous tapahtumaa ks. esim. http://wiki.lamk.fi
• langattomassa verkossa käyttäjän ääni saattaa tulla viiveellä, joka hankaloittaa keskustelua ja työskentelyä. 

 

Lähteet:

http://www.adobe.com/

http://www.adobe.com/products/acrobatconnectpro/?promoid=BPDEA

http://wiki.lamk.fi

 

 

2.4 Tietoturva ja –suoja

 

Lahden ammattikorkeakoulussa (LAMK) noudatetaan erilaisia Päijät-Hämeen koulutuskonsernin (PHKK) tietoturva – ja tietosuojaohjeistuksia, etäkäytön periaatteita ja järjestelmien käyttösääntöjä (Lähteet: http://it.phkk.fi ja PHKK –henkilöstöintra https://kori.phkk.fi/lamk/).

 

Päijät-Hämeen koulutuskonsernin tietosuojan tarkoitus on tietoverkkoihin kohdistuvan omaisuuden suojaaminen, estämällä asiattomilta ulkopuolisilta pääsy verkkoon ja tietojärjestelmiin. 
 

Ohjeistuksissa painotetaan seuraavia tietoturvaan- ja suojaan liittyviä kokonaisuuksia:

 

• Luottamuksellisuutta, joka tarkoittaa, että tiedot ovat sovituilla tavoilla ja sovittuun aikaa vain niiden käyttöön oikeutettujen käyttäjien saatavissa ja ettei tietoja paljasteta tai muutoin saateta sivullisten tietoon.

• Eheyttä, joka tarkoittaa, että tiedot ja tietojärjestelmät ovat luotettavia, oikeellisia ja ajantasaisia.
• Käytettävyys on sitä, että tiedot ja tietojenkäsittelyjärjestelmät ovat toiminnan kannalta hyväksyttävän ajan kuluessa käytettävien ja käyttökelpoisia valtuutetuille käyttäjille.
• Pääsynvalvonta tarkoittaa, että tietoja tai tietojärjestelmiä ei voi käyttää ilman lupaa.
• Kiistämättömyys on todisteiden luomista sen varmistamiseksi, ettei yksikään tietojen käsittelyn tai siirron osapuoli voi jälkikäteen kiistää osuuttaan siihen.
• Noudatetaan kansallisia ja kansainvälisiä tietoturvallisuutta koskevia säännöksiä ja suosituksia sekä valtion hallinnon tietoturvallisuudesta annettuja ohjeita.

Tietosuojan ja –turvan ja hallinnollisten vastuiden huomioiminen on määritelty ohjeistuksissa, kuten vastuut, valtuudet, toimijat ja tehtävät. Näin taataan tietojärjestelmien ylläpito, riittävä ohjaus ja tuki järjestelmien käyttäjille.

Opetus –ja hallinnolliset tilat tulee suunnitella ja toteuttaa siten, että välineet ja tilat soveltuvat sosiaalisten palveluiden tarkoituksenmukaiseen käyttöön.

 

 

2.5 Järjestelmien tietosuoja –turva

 

 

Skype 

Ohjeistetaan henkilöstöä ja opiskelijoita, että Skypeen tulee kirjautua ehdottomasti eri käyttäjätunnuksella ja salasanalla kuin AD-tunnuksilla tai LAMKin/PHKK:n tietojärjestelmiin kirjatumistunnuksilla.

Älä vastaa kontaktipyyntöihin, jollet tiedä kuka pyytäjä on.

Mainittakoon, että tietoturvakysymyksiä Skype –ohjelmassa ei ole vielä pystytty ratkaisemaan riittävän kattavasti. Julkisellasektorilla ei järjestelmiä ole sen vuoksi otettu käyttöön kovinkaan laajasti. 

Skypeä käytettäessä tulee päivittää uusin versio ohjelmasta (esim. Mozilla Firexox tai Explorer) sekä tietokoneen uusin käyttöjärjestelmä (esim. Windows). Myös viruksentorjuntaohjelmat tulee olla ajan tasalla.

Päijät-Hämeen koulutuskonsernissa ja Lahden ammattikorkeakoulussa tällä hetkellä Skypen käyttö on kielletty.

 

Acobe Connect Pro

Henkilökunnalla ja opiskelijoilla on käytössä AD-tunnukset, joilla kirjaudutaan järjestelmään ohjaus- ja neuvontatilanteessa Hostin kutsusta (sähköpostikutsu ennen ohjaustilannetta, jossa verkko-osoite ja kellonaika).  

ACP turvallisuustietoutta löytyy sivustolta: http://www.adobe.com/products/acrobatconnectpro/security/  

 

3 Muutosprosessi

 

3.1 Tahtotila

 

Löydetty laadukas, toimiva ja reaaliaikainen vuorovaikutteinen sosiaalisen median ratkaisu ja työkalu, joka hyödyntää opiskelijan/opettajan/opintohallinnon keskeistä kommunikointia ja asiakaspalvelua ajasta ja paikasta riippumatta.

 

Voidaan tukea kestävän kehityksen periaatetta, minimoimalla osallistujien matkustusta, läsnäoloa, kun on löydetty sellainen sosiaalisen median ratkaisu, joka palvelee asiakasta, opiskelijaa hänen tarvitsemissa opiskelijahallinnon palveluissa.

  

3.2 Hallinnollisuus

Pyritään hyödyntämään olemassa olevia opiskelijahallinnon järjestelmiä, työkaluja, jotka ingegroituvat uusien sosiaalisen median järjestelmiin. Järjestelmien käytön hyödyntämisen tukeminen opiskelijoille ja henkilökunnalle (resurssit, koulutus).

 

Saadaan johdon päätös ja tuki järjestelmien hankintaan, käyttöönottoon, ylläpitoon ja järjestelmien käyttäjäkoulutuksiin.

 

Perustettu työryhmä/ tiimi, jossa eri koulutusalojen opetushallinnon, opetusteknologiapalveuiden ja tietohallinnon edustajista suunnittelee opiskelijapalveuihin järjestelmien käyttöönottoa ja koulutustarpeiden toteuttamista opiskelijoille ja henkilöstölle.

 

Otetaan huomioon henkilöstön työaikaresursseihin uusien sosiaalisten medioiden käyttö yhtenä työkaluna ja toimintatapana. 

 

Taataan riittävät tietojärjestelmien ylläpito ja tuki henkilöstölle.

 

Testaus/pilotointi yksittäiselle koulutusalalle ohjelman toimivuuden, käytettävyyden kartoittamiseksi.

 

 

3.3 Käyttöönotto 

 

Luotu Lahden ammattikorkeakoululle sosiaalisen median ohjeistus "some-ketti"

• opiskelijoille
• henkilöstölle
• ulkomaisille opiskelijoille/henkilöstölle englanninkielellä.

 

Huomioidaan käytössä olevia muita tietohallinnon ohjeistuksia toiminnan käytön tukemiseksi. Ohjeistusten ja käyttäjätuen saatavuus ongelmatilanteissa verkko-ohjauksen aikana.

 

Vaihtoehtoina otetaan käyttöön ACP ja/tai Skype, jota opiskelijahallinnon henkilöstö, ohjaajat, opettajat käyttävät opiskelijoiden ohjaukseen ja neuvontaan muiden olemassa olevien opetus- ja ohjausvälineiden lisäksi.   

 

Aikataulu:

 

• työtilojen varustelu ja järjestelmien käytöönoton suunnitelmat
• suunnittelu 12/2010, hankinnat 2/2011, pilotointi 3/2011, Some-ohjeistus 3/2011
• järjestelmien koulutus opiskelijoille, henkilökunnalle
• 4/2011
• toteutetaan käyttöönotto
• 5/2011
• huomioidaan ulkomaiset opiskelijat; englanninkieliset ohjeet, ohjaus, neuvonta palveluiden saatavuus.

 

Rohkaistaan henkilöstöä ja opiskelijoita käyttämään sosiaalisen median järjestelmiä yhteydenotoissa, asiakaspalvelussa, ohjaustilanteissa.

 

Otetaan huomioon henkilöstön tavoitettavuus sosiaalisen median välineiden käytössä.

 

Otetaan käyttöön yhteiset pelisäännöt järjestelmien käytössä, "some-ketti", jossa tuetaan asiakaspalvelumyönteisyyttä, asiakkaan palvelun tietoturvaan ja -suojaan liittyviä toimintatapoja, jota hyvät asiakaspalvelutiedot- ja taidot edellyttävät.

 

Tehdään seurantakysely 12/2011 henkilöstöltä, opiskelijoilta järjestelmien käytöstä, toimivuudesta, hyödyistä.

 

 

 

4 Johtopäätökset ja jatkotoimet

huom! TÄMÄ TEKSTIOSUUS LISÄTTY YHTEISEEN OSIOON ASIAKIRJAN LOPPUUN..

 

Palaverit, kokoukset (ARI)

Nykytila-analyysi

Päijät-Hämeen koulutuskonsernissa on käytössä Adobe Connect (AC) ohjelmisto omalle palvelimelle asennettuna verisona. Järjestelmää käytetään opetuksessa kasvavalla vauhdilla. Neuvottelujärjestelmän käyttöä on tuettu vapaaehtoisilla koulutuksilla, mutta kokouskäyttö on kuitenkin jäänyt erittäin pieneksi. Koulutuksiin ilmoittautuminen)osallistuminen on ollut vähäistä ja uutta kokoustamismallia/tekniikkaa ei ole otettu käyttöön.

PHKK:ssa (henkilöstöä noin 1600) maksetaan oman auton käytöstä vuodessa noin 1 200 000 kilometristä yli 500 000 euroa vuodessa (vuonna 2009). Kokouksista suuri osa on konsernin sisäisiä palavereja. Osa matkustamista vaativista palavereista voidaan oletettavasti korvata verkkopalavereilla. Sisäisissä palavereissa voidaan kokouskäytäntöihin vaikuttaa itse. Jos kokouksissa on ulkopuolisia tahoja PHKK voi vai suosittaa verkkopalaveria perinteisen face to face palaverin sijaan. 

Henkilöstö on tottunut matkustamaan palavereihin, nauttimaan siellä ehkä kokoustarjoilusta ja hoitamaan myös muita asioita palaveriin osallistuvien kanssa. Miten tämä epävirallinen toiminta hoidetaan, jos verkkopalaverit otetaan käyttöön laajemmin? 

Järjestelmän kuvaus

Adobe Acrobat Connect Pro (ACP) on eräs markkinoilla oleva verkkoneuvottelujärjestelmä. Vastaavia järjestelmiä on markkinoilla muutamia muitakin. ACP on käytössä lähes kaikissa Suomen yliopistoissa ja useissa muissa koulutusorganisaatioissa. Järjestelmää voidaan käyttää sekä neuvottelu- että monissa opetustilanteissa. Moduloitu järjestelmä mahdollistaa vain tarvittavien ominaisuuksien hankkimisen. 

Ohjelmistoperheen arkkitehtuuri

 

Ja tarkennettu kuva ACP:n arkkitehtuurista/moduuleista:

 

Järjestelmä koostuu siis moduuleista, joita voidaan soveltaa eri tilanteissa.

Training

Tarjoaa kaikki tarvittavat työkalut, mitä verkkovälitteisessä koulutuksessa tarvitaan. Osallistujat kirjautuvat selaimella järjestelmään, jota kouluttaja hallinnoi. Kouluttaja voi rakentaa Training-sisällön, jossa hän voi hallinnoida eri työkaluilla tehtyjä toeutuksia. Käyttäjiäen toimia voidaan seurata logeista ja ottaa järjestelmästä raportteja eri tarkoituksiin. 

Meeting

Meeting moduuli tarjoaa ympäristön, johon osallistujat kirjautuvat selaimella. Selaimessa pitää olla asennettuna Flash-player (on tutkimuksen mukaan 98%  selaimissa). Meeting moduulissa voidaan useille yhtäaikaisesti osallistujalle jakaa materiaalisisältöjä monessa eri muodossa, myös audio-, video ja simulaatiosisältöjä. Meetingit voidaan tallentaa myöhempää käyttöä varten. Moduulia voidaan monipuolisesti käyttää erilaisissa koulutus ja neuvottelusessioissa.

Events

Events moduulilla voidaan järjestää rekisteröitymiset, automaattiset muistutukset ja seminaariesitykset ja äänestykset. Järjestelmästä saadaan tarvittavat raportit seminaarin tapahtumista.

  

Adobe Connect Webcast

Webcast Moduulilla voidaan järjestää suuria online seminaareja aina 80 000 osallistujaan saakka. Adobelta voidaan ostaa seminaaripalvelua, joka sisältää suunnittelun, koulutuksen ja tuen seminaarin aikana.

Adobe Presenter

Preseter moduuli voidaan integroida Microsoft PowerPoint ohjelmistoon ja rakentaa esityksistä itseopiskeltavia paketteja. Esitykseen voidaan lisätä ääni sekä muita elemettejä. Paketeista voidaan välittää suoritustiedot Scorm-standardilla oppimisympäristöoihin (LMS).

Tarkempi kuvaus Meeting-moduulista

 

Adobe Connect toimintamallit:

·        Hosted services — Annual subscription

·        On-premise — A software license deployed behind your firewall

·        Managed services — Complete dedicated and managed service (with a certified FISMA-compliant Adobe partner).

PHKK:lla on käytössä On-premise lisenssi.

Käyttäjähallinta

Järjestelmään voidaan tehdä tunnukset käsin tai hallinta voidaan integroida esimerksi AD-järjestelmään. Myös vieraat (ilman tunnuksia) voivat Host:n hyväksyminä osallistua kokouksiiin.

Muut ominaisuudet

 

 

 

 

 

 

 

Tavoitteet

Haasteet

Tavoitteena on löytää menetelmiä, joilla osa palavereista hallitusti voidaan tulevaisuudessa järjestää verkossa ja säästää matka-ajoissa sekä kilometrikorvauskissa ja näin pienentää palaverin ekologista jalan jälkeä. Samalla on huolehdittava, että henkilöstön työpanosta ei vaaranneta. Jos verkkopalaveri ei sovi johonkin tilanteeseen tai sen "pakotettu" käyttöönotto on ylivoimaisen vaikeaa, kannattaa harkita muuta menettelyä palaverille. 

Siirtyminen osin verkkopalavereihin ja verkossa tapahtuviin opetus-/opiskelusessiohin vaatii kehitysohjelman. Infrastruktuurin, toimintatapojen ja osaamisen tulee tukea toiminnan siirtämistä verkkoon. Järjestelmään on saatava asennettua hiilijalanjäljen säästöä laskeva sovellus. Sellainen on olemassa (Footprint). Lisäohjelman uusi hinnoittelu ei ole tätä kirjoitettaessa ole tiedossa, suurusluokka on arvioitu olevan 1000 - 2000 euroa / vuosi.

Teknisyys

Henkilöstöstä arviolta ainakin 85% käyttää tietokonetta päivittäin työssään ja heillä on henkilökohtainen tietokone (pöytäkone tai kannettava kone) käytössään. Verkkoneuvottelun minimivarustus on verkkoyhteys ja kuuloke-mikrofoni. Kuulokemikrofoni maksaa halvimmillaan 10 euroa ja hyvälaatuisen laitteen saa 30 eurolla. Web-kamera  ei neuvottelukäytössä ole välttämätön, mutta hyvä lisä joissakin tilanteissa. Riittävän hyvän kamera maksaa 30 eurosta ylös päin.

Infrastruktuuri

• Henkilöstön ja opiskelijoiden tyäasemat varustetaan riittävän laadukkailla äänilaitteilla. Kuulokemikrofonit hankitaan jokaiseen työasemaan tai ne on voitava tarvittaessa lainata läheltä työsemaa. Laitehankinnoissa varmistetaan riittävän hyvälaatuiset äänikomponentit ja se että laitteissa ääniliitännät on kytketty ja testattu asianmukaisesti.
• Neuvottelutiloihin hankitaan neuvottelumikrofoneja. Palaveriin voidaan osallistua etänä, mutta paikalla olevat voivat istua pöydän ympärillä kytkeytymättä kuulokemikrofoneihin. Joihinkin neuvottelutiloihin asennetaan myös kosketusnäyttöjä/kosketustauluja. Näytölle tai taululle ideoitavat asiat välitetään etäosallistujille. Oikealla teknisellä ratkaisulla myös etäosallistuja voi ideoida palaveriin tasa-arvoisesti läsnäolijoiden kanssa.
• Luokissa käytetään langattomia mikrofoneja ja kosketusnäyttöjä /-tauluja. Etäosallistujien ääni luokaan hoidetaan kuulokkeilla tai luokassa olevat käyttävät kuulokemikrofoneja. Näin taataan tasapuolinen osallistuminen paikasta riippumatta.
• Näytöt/taulut integroidaan mahdollismman hyvin ACP-järjestelmään.
• Neuvotteluympäristöjä luodaan tarvittava määrä, tarvittaessa jokaiselle oma ympäristö. Luonnissa käyteään sovittuja testattuja malleja, henkilö voi halutessaan räätälöidä ympäristöä tarpeidensa mukaan. Tarvittaessa ympäristö palautetaan mallin mukaiseksi.

• Tuki järjestelmän käyttöön taataan tilauksen mukaan tiettyinä kellonaikoina (tämä tulee miettiä erikseen).
• Tietoverkon luotettavuuden vaatimus nousee uudelle tasolle. Enää ei riitä pelkkä raaka nopeus, vaan latenssin (viipeen) tasaisuus on myös merkittävä tekijä.Sähköposti voi viivästyä muutaman sekunnin puheen viipe verkkoneuvottelussa eisaa vaihdella kovin paljoa.
  
• Järjestelmän käytön tueksi laaditaan wikiin tukisivusto. Sivustoon tehdään ohjeita eri tasoiseen käyttöön myös englannin kielelle.

Taidot

Henkilöstön pitää opetella uusia taitoja: kokusmateriaalit verkkomuotoon. Kokousten puheenjohtajien ja sihteerien on osattava järjestelmän käyttäminen suhteellisen hyvin, ettei työn tuottavuus huonone ja ettei töitä jää tämän takia tekemättä, vaan järjestelmästä saadaan täydet tehot käyttöön.

Tietoturva ja -suoja

Palavereissa tietoturva ja -suoja-asiat tulee olla suunniteltu, järjestetty, ohjeistettu ja varmistettu.

Keinoja/käytänteitä:

• Osallitujat autentikoituvat (AD-tunnistus). Tämä toimii konsernin omalla väellä. Ongalmaksi jäävät ne osallistujat, joilla ei ole PHKK:n AD-tunnusta.
• Osallistjille voidaan määrittää palaverissa rooli (Participant, Presenter, Host), jolloin he esimerkisi näkevät vain kokouksessa esitettävät asikirjat. (onko tämä konsernin arvojen mukaista?).
• "Salaiset" asiakirjat poistetaan järjestelmästä heti kokouksen jälkeen.
• Data ja dataliikenne salataan riittävässä määrin. Tämä on kunnossa järjestelmän osalta.
• Kokousympäristö voidaan aavata ja sulkea ajastetusti ja Host:n toimesta. (saattaa vaatia lisälisenssien hankkimista)

Muutosprosessi

Tahtotila

PHHK:n henkilöstö ja opiskelijat osaavat ja haluavat käyttää verkkoneuvottelujärjestelmän mahdollisuuksia soveltuvin osin ja joustavasti opetustoimissa sekä palaverissa siten, että työ- tai opiskelupanos ei heikenny. Toiminnan hiilijalanjälkeä on näin pienennetty merkittävästi (xx %) samoin kuin palaverimatkoihin käytettyä aikaa.

Hallinnollisuus

Järjestelmän käyttöönotolla tulee olla johdon tuki. Toimintamallien ja järjestelmien tulee tukea etäosallistumista ja etäosallistuja on oltava yhdenvertainen lähiosallistujien kanssa.

Käyttöönotto

Henkilöstö ja opiskelijat koulutetaan ja velvoitetaan käyttämään järjestelmää soveltuvin osin. Jokaiseen palaveriin voi halutessaan osallistua etänä ja puheenjohtajan tai sihteerin on pystyttävä johtamaan/ohjaamaan verkkokokousta. Etäosallistujalle on taattava sama osallistumismahdollisuus kuin läsnä olevalle.

Järjestelmiä on käytettävä säännöllisesti, jotta osaaminen säilyy ja kehittyy. Henkilöstöstä jokaisen tulee osata toimia palaverin/session puheenjohtajana tai sihteerinä muistaen, että etäosallistujaa ei saa unohtaa.

Työajan- ja kulunseurantajärjestelmien tulee tukea etäosallistumista tarvittavassa määrin.
Henkilöstön tulee tiedostaa järjestelmän/menetelmän vahvuudet ja heikkoudet, sekä tiedostaa hiilijalanjälkeen vaikuttavat tekijät.

Kysymyksiä:
Miten tuodaan body-language verkkokokukseen?
Miten viedään uusi malli yhteistyökumppaneille ja ulkoisille asiakkaille?

Aikataulu

Karkea tavoiteaikataulu:

Johtopäätökset ja jatkotoimet opiskelijahallinto, palaverit ja kokoukset

Opiskelijahallinto 

 

Sosiaalisen median järjestelmät, kuten Acobe Connect Pron ja Skypen käyttöönotto Lahden ammattikorkeakoulun opiskelijapalveluissa on merkittävä tekijä uudistaa toimintatapoja ja -malleja olemassa olevien ohjaus -ja neuvontapalvelujen lisäksi. 

Sosiaalisen median palvelut eivät korvaa eikä ole tarkoituskaan korvata asiakaspalvelua tai ohjausta fyysisesti kanssakäymällä keskusteluja ohjattavan tai asiakkaan kanssa. Sosiaalisen median palvelut tuleekin nähdä osana palvelujen kehittymistä ja kehittämistä globaalimpaan suuntaan. 

Opiskelijahallinnossa on tarvetta reaaliaikaiseen verkko-ohjausvälineisiin, opiskelijoiden opiskellessa yhä enemmän etäopiskeluna, projektioppimassa, työharjoittelussa tai opiskeijavaihdossa ulkomailla. Asiakaspalvelun saatavuus korostuu, ajasta ja paikasta riippumatta, ja tukee opiskelijoita heidän käytännön toimissa ja oppimisen tavoitteiden saavuttamisessa. Kuitenkin lähtökohtana tulee olla, että työyhteisössä toimitaan työpaikan, työyhteisön ehdoilla, jolloin sosiaalinen median kautta annettava palvelu ei saa olla eikä voi olla palvelukeino, jonka ajatellaan olevan käytössä ja saatavana ympäri vuorokauden.  Sen vuoksi tulee sopia yhteiset pelisäännöt palvelun käyttöajoista, käytettävyydestä ja toimintatavoista niin henkilökunnalle kuin opiskelijaryhmille.

Järjestelmien käyttöönotto luo uusia toimintatapoja aikaisempien jo häväksi koettujen toimintojen lisäksi. Jotta sosiaalisia medioita voidaan hyödyntää, joudumme miettimään tai jopa muuttamaan omia toimintatapojamme ja/tai työroolia omissa päivittäisissä toiminnoissamme.

Järjestelmien käyttökoulutus niin henkilöstölle kuin opiskelijoille on tarpeen, jotta saadaan hyöty uusien järjestelmien käytettävyydestä sen parhaalla mahdollisella tavalla.

Lahden ammattikorkeakoulussa ohjaus- ja nevonta- ja opiskelijahallinnon palvelut tulevat saamaan hyödyn ajansäästöinä, kustannussäästöinä, kestävän kehityksen tuomina säästöinä uusien sosiaalisten medioiden käyöstä. Esimerkiksi tapaamiset voidaan hyvinkin lyhyessä ajassa aikataulullisesti hoitaa sosiaalisen median istunnossa jopa hyvinkin pienellä varotusajalla.

 

Palaverit, kokoukset ja seminaarit

Adobe Connect järjestelmän käyttäminen lisääntyy pikku hiljaa. Opetuksessa otetaan käyttöön lähes viikottain uusia toimintoja verkkoneuvottelun avulla. Opiskelijoille on perustettu myös ilman opettajaa toimivia ympäristöjä. Jonkun opiskelijan AD-tunnus on tällöin Host ja muut opiskelijat ovat Participant roolissa.

Hallinon kokouskäytännöissä AC:n käyttö lisääntyy hitaasti. Joitakin uusia sovelluksia ja käytäntöjä on otettu käyttöön vuoden 2010 aikana. Koulutuksia on pidetty, mutta käytännön sovelluksissa puuttuu "rohkeutta". On helppoa ja turvallista pysyä totutuissa käytänteissä. Joitakin neuvottelutiloja ja auditoreja on varustettu kalmeralla ja mikrofooneilla. Tekniset mahdollisuudet pitää etäneuvotteluja on toteutettu ja toimintaa tukeva wiki-sivusto on rakennettu.

Syksyn 2010 ajalle on myös sattunut useita toimintahäiriöitä AC-järjestelmässä:

• Äänien kanssa on oglemia.
• Palvelin heitellyt osallistujia ulos toimintahäiriön vuoksi.
• Tallennukisissa on esiitynyt äänen ja kuvan synkronointivirheitä.

Edellä mainittuja ongelmia on selvitelty palvelin- ja verkkopalvelujen kanssa, mutta todennettavaa syytä ei ole löytynyt. Em. häiriöt eivät tietysti helpota käyttöönottoa. Paha kello kauas kuuluu....

Hiilijalanjäljen mittaavalle apuohjelmalle ei ole vielä löytynyt maksajaa, kiinnostusta asiaan on kyllä. Ohjelman datalla olisi helppo osoittaa etäneuvottelujen kustannussäästö. Toiveissa kuitenkin vielä on, että raha ohjelmaan jostakin löytyy.

Tulevaisuus

 

Hmmm....